Заслухавши інформацію начальника загального відділу виконавчого комітету Дружківської міської ради Кухарової Ю.І., виконавчий комітет визначає, що         здійснення контролю у  виконавчих органах Дружківської міської ради  за виконанням завдань, визначених в контрольних  документах  є одним із головних напрямків діяльності, якому  приділяється значна увага, направлена  на підвищення рівня виконавської дисципліни та відповідальність за своєчасне і якісне виконання завдань, вирішення  позитивного  кінцевого  результату .

З метою створення єдиної системи формування електронних справ Дружківської міської ради та її виконавчих органів, установ, організацій, підприємств, що належать до сфери її управління, а також забезпечення виконавської дисципліни та контролю у виконавчих органах міської ради, починаючи з січня 2020 року у Дружківській міській раді впроваджена електронна система з документування в електронній формі та організація роботи з електронними документами в діловодстві через електронну систему ДОК ПРОФ.

Протягом 2020 року та 1 кварталу 2021 року робота виконавчих органів Дружківської міської ради була спрямована на здійснення заходів з метою забезпечення якісного і своєчасного виконання актів і доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, Секретаріату Президента України, актів міністерств, інших центральних органів влади, розпоряджень і доручень голови облдержадміністрації, власних рішень виконавчого комітету та розпоряджень міського голови.

 За 2020 рік загальний документообіг склав - 19542 одиниці кореспонденції, з них 9798 одиниць – вхідної  та 9744 одиниць – вихідної; за 1 квартал 2021 року: всього – 6222 одиниці кореспонденції, з них 3373 - вхідної та 2849 – вихідної кореспонденції.

  У загальній кількості вхідних документів (без урахування звернень громадян) у 2020 році на контролі перебувало 1310 одиниць - 19,9% від загальної кількості вхідної кореспонденції (6583), у 1 кварталі 2021 року – 411 одиниць або 19,7% від загальної кількості (2087).

З урахуванням попередніх років знаходилось на контролі - 370 документів (173 - розпорядження голови ОДА, 42-доручення  голови ОДА, 155 власних рішень виконкому). В 1 кварталі поточного року на контролі знаходилось -  253 (з них 109  розпоряджень голови ОДА, 20- доручень голови ОДА та його заступників, 124 рішення виконавчого комітету).                  

Інші контрольні 940 одиниць кореспонденції (2020 рік) та 158 (1 квартал 2021 року) - листи інших категорій (територіальні органи міністерств, підприємства, організації, контролюючі структури, громадські організації, депутати та ін.) та запити на публічну інформацію - 105 запитів та 30 відповідно.

Міським головою видано в 2020 році: 989 розпоряджень, зокрема: 228 - з основної діяльності, 145 – з  кадрових  питань  (особового  складу), 30 -  про  відрядження, 508 – про

відпустки, 78- про відпочинок. В 1 кварталі 2021 року видано всього - 320 розпоряджень, з них:  77 - з основної діяльності, 113 – з  кадрових питань (особового складу), 6 - про відрядження, 112 – про відпустки, 12 - про відпочинок.

        До контрольних документів відносяться також протокольні доручення, які надані на апаратних нарадах при міському голові.  У зв?язку з введенням обмежувальних заходів щодо запобігання поширенню коронавірусу COVID-19 відповідно до яких тимчасово скасовано до особливого розпорядження  проведення нарад, прийомів за участю великої кількості людей, в 2020 року було проведено 25 апаратних нарад на яких були надано протокольних доручень – 200, з них 32 доручення (16%) з контрольним терміном. У першому кварталі поточного року – 11 нарад, надано 177 доручень, 29 (16,4%) – контрольні.

Доручення стосувались виконання заходів з благоустрою міста (прибирання територій, відновлення дорожнього покриття), неухильного дотримання протиепідемічних заходів, виконання запланованих або затверджених заходів, надання термінової інформації з контрольних питань та заслуховування звітів керівників про проведену роботу). Виконання частини доручень передбачалось через заслуховування на наступних апаратних нарадах. Частково надані інформації на виконання протокольних доручень (УЖКГ). Керівниками інших структурних підрозділів та підприємств (відділ земельних ресурсів, відділ містобудування та архітектури, старости, КП «УКБ», Дружківське ВУВКГ «Компанія «Вода Донбасу»), присутніх на нарадах не надаються інформації про виконання протокольних доручень.

Проведений аналіз  стану виконання різних видів контрольних документів  свідчить, що за підсумками роботи 2020 року та 1 кварталі поточного року, нажаль, мають місце  факти порушення термінів  надання інформації. Так, в 2020 році надані інформації про виконання з порушенням термінів: 11 - розпоряджень голови ОДА, 2 – доручення голови ОДА, 79 – листи з контрольними датами виконання, 19 – запити на публічну інформацію; за 1 квартал поточного року: 2 - розпорядження голови ОДА, 17 – листи з контрольними датами виконання, 2 – запити на публічну інформацію.

Найбільш чисельні порушення термінів різних видів контрольних документів зафіксовані в наступних структурних підрозділах за періоди-2020 рік /1 квартал 2021 року:

• управління житлового та комунального господарства –  33 /  3 одиниці;
• управління соціального захисту населення – 14 / 3;
• головний спеціаліст з питань цивільного захисту населення – 9 / 2;
• міське фінансове управління – 7 / - ;
• відділ економічного розвитку – 6 / 1;
• відділ з питань культури, сім?ї, молоді, спорту та туризму – 6 / - ;
• відділ з організаційних, юридичних питань та контролю – 5 / 3;
• міський відділ освіти - 4 / 2;
• відділ надання адміністративних послуг – 4 / 1;

Посадові особи ще 7 відділів виконавчого комітету, 3 структурних підрозділів міської ради та 1 комунального підприємства допустили разові порушення термінів різних видів контрольних документів. Не виконано в січні місяці поточного року завдання рішення виконавчого комітету від 13.01.2021 №2 «Про роботу комунального підприємства «Дружківка автоелектротранс» Дружківської міської ради, план заходів щодо поліпшення стабільної роботи підприємства не розроблений та не наданий на розгляд міському голові до 01.02.2021.

Виконавська  дисципліна  у  виконавчих органах міської ради  за 2020 рік складає – 98,9%, за 1 квартал 2021 року – 99,4%.

Факти наявності порушень з питань вчасності, повноти та якості виконання     

     підготовки   документів   свідчать   про   відсутність належного контролю з боку керівників    управлінь, відділів міської ради та викликають необхідність посилити увагу на організацію внутрішньої системи контролю, проведення перевірок стану діяльності та виконавської дисципліни, неухильно дотримуватися  Інструкції  з  діловодства, забезпечувати  належний рівень виконання покладених повноважень, підвищити особисту відповідальність керівників та безпосередніх виконавців за доручену ділянку роботи, давати принципову оцінку діям посадових осіб, винних у неналежному виконанні документів.

Питання виконавської дисципліни перебуває на постійному контролі у міського голови.

 Враховуючи викладене, з метою підвищення рівня виконання контрольних документів, керуючись ст.40 Закону України  від 21.05.1997 №280/97-ВР «Про місцеве самоврядування в Україні», виконавчий комітет  міської ради

В И Р І Ш И В :

 

1.    Інформацію начальника загального  відділу  Кухарової Ю.І. про  стан виконавської дисципліни у виконавчих органах Дружківської міської ради прийняти до відома.

2. Секретарю міської ради Хорсу К.Б., заступникам міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради Бузовій Г.О., Виниченко Н.М., Полякову О.О., Слесаренко Н.Є., керуючому справами виконкому Курило І.В.:

2.1. Сприяти підвищенню  стану виконавської дисципліни шляхом  особистого контролю.

2.2. Здійснювати постійний контроль  за  дотриманням термінів виконання контрольних   документів та недопущенням  порушень термінів їх виконання в підпорядкованих  структурних підрозділах, старостами згідно з розподілом обов?язків.

2.3. Проводити періодичний розгляд стану виконавської дисципліни  на апаратних нарадах при міському голові.

2.4. Враховувати стан виконавської дисципліни під час розгляду питань щодо приміювання керівників підпорядкованих структурних підрозділів, старост згідно з розподілом обов?язків.

3. Керівникам виконавчих органів міської ради, комунальних підприємств, старостам:

3.1. Проаналізувати  причини  порушення  виконавської  дисципліни  та  вжити  дієвих заходів щодо поліпшення організації контролю в підпорядкованих структурних підрозділах.

3.2. Забезпечити дотримання вимог роботи у системі електронного документообігу ДОК ПРОФ.

3.3. Вжити   дієвих    заходів   щодо   неприпустимості   у   подальшому   порушення   термінів  виконання   контрольних   документів.

4. Загальному відділу виконавчого комітету міської ради (Кухарова):

4.1. Продовжити  роботу,  направлену  на  своєчасне  та  безумовне  виконання завдань,  визначених в контрольних власних документах та  документах  органів  влади  вищого рівня.

4.2. Продовжувати щоденний контроль та випереджувальний моніторинг виконання актів і доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, розпоряджень і доручень голови обласної державної адміністрації та міського голови, реагування на запити і звернення народних депутатів України, депутатів місцевих рад.

4.3.Надавати міському голові звіт про стан виконавської дисципліни у виконавчих органах міської ради до 05 числа щомісячно.

4.4. Надавати методичну   допомогу   виконавчим   органам   міської   ради,   комунальним підприємствам, старостам з питань вдосконалення роботи з документами органів влади вищого рівня, контролю за їх виконанням та діловодства.

4.5. Розміщувати на  офіційному  веб-сайті  Дружківської міської ради узагальнені  матеріали про  стан виконавської  дисципліни у виконавчих органах Дружківської міської  ради.

5. Координацію робіт щодо  виконання  даного  рішення  покласти   на   загальний   відділ виконавчого  комітету  міської  ради  (Кухарова).

6. Контроль за виконанням даного  рішення покласти  керуючого справами виконкому Курило І.В.

Міський голова                                                                       В.Б. ГРИГОРЕНКО